Facturation et Paiements

1. Introduction & Vue d'ensemble
2. Les 6 modèles de documents
3. Facture (Invoice)
4. Soumission / Devis (Quote)
5. Rapport (Report)
6. Contrat (Contract)
7. Lettre (Letter)
8. Modèle courriel (Email Template)
9. Éditeur & Studio créatif
10. Branding & Personnalisation
11. Intégration WEBA — Documents via IA
12. Calculs automatiques & Taxes
13. Export PDF & Partage
14. Notes Studio
15. Cas d'utilisation métier
16. Dépannage & FAQ

Introduction & Vue d'ensemble

Le module Facturation, Devis & Studio Créatif de GoWeBa transforme votre CRM en un centre de production documentaire professionnel. Oubliez les logiciels de comptabilité externes ou les modèles Word génériques — GoWeBa intègre nativement la création, le branding et l'export de six types de documents d'affaires. Philosophie du Studio Créatif Le Studio adopte une approche unifiée : un seul éditeur, six modèles, une image de marque cohérente. Chaque document hérite automatiquement de votre branding (logo, couleurs, coordonnées), garantissant une présentation professionnelle sans effort de mise en page.

Pourquoi utiliser le Studio GoWeBa ?

• CRM natif : Documents liés à vos contacts CRM — le client est pré-rempli
• Branding unifié : Logo, couleurs, coordonnées appliqués automatiquement
• IA intégrée : WEBA génère factures, devis et rapports à partir d'une simple conversation
• PDF instantané : Export PDF haute qualité en un clic
• Calculs automatiques : Sous-totaux, taxes (TPS/TVQ), remises calculées en temps réel
• 6 modèles : Facture, soumission, rapport, contrat, lettre, template courriel

Les 6 modèles de documents

Chaque modèle possède une structure de données spécifique, un formulaire dédié et un rendu HTML/PDF optimisé. Voici un aperçu comparatif : Sélection du modèle

• Accédez à Studio → Documents PDF → Nouveau document
• Les 6 modèles s'affichent sous forme de cartes avec icône et description
• Donnez un titre à votre document
• Cliquez sur le modèle choisi — l'éditeur s'ouvre avec le formulaire approprié 💡 WEBA peut aussi créer un document directement : « WEBA, crée une facture pour Acme Corp, 5 heures de consultation à 150 $/h ».

Facture (Invoice)

La facture est le document le plus utilisé du Studio. Elle permet de facturer vos clients avec un rendu professionnel, des calculs automatiques de taxes et un export PDF instantané.

. Structure de données InvoiceData

. Informations des parties (PartyInfo)

Les champs « De » (from) et « À » (to) utilisent la même structure PartyInfo :

. Lignes de facturation (LineItem)

Chaque ligne comprend : Calcul par ligne : Montant ligne = quantité × prix unitaire × (1 - remise/100) Sous-total = somme de toutes les lignes Taxe = sous-total × taux de taxe / 100 Total = sous-total + taxe

. Formulaire de saisie

Le formulaire facture est organisé en sections logiques :

• Détails : Numéro de facture, dates d'émission et d'échéance, devise
• Parties : Informations « De » et « À » avec tous les champs PartyInfo
• Items : Tableau interactif avec ajout/suppression de lignes, calcul en temps réel
• Conditions : Taux de taxe, libellé, notes, conditions, instructions de paiement 💡 Les informations « De » sont pré-remplies à partir de votre profil organisationnel. Les informations « À » peuvent être liées à un contact CRM existant.

. Bonnes pratiques facturation

• Numérotation : Utilisez un format cohérent : INV-AAAA-NNNN (ex. INV-2026-0001)
• Délai de paiement : Standard Net 30 au Québec, personnalisable selon vos accords
• Instructions : Incluez vos coordonnées Interac ou bancaires pour accélérer le paiement
• Taxes : Toujours inclure les numéros TPS (GST) et TVQ (QST) si applicable ⚠ GoWeBa n'est pas un logiciel de comptabilité certifié. Les factures générées servent de documents commerciaux. Consultez votre comptable pour la conformité fiscale.

Soumission / Devis (Quote)

La soumission (devis) permet de proposer vos services à un client potentiel avec un document professionnel incluant portée, tarification et conditions.

. Structure QuoteData

. Flux de travail typique

• Créez un nouveau document de type « Soumission »
• Remplissez l'introduction avec votre proposition de valeur
• Ajoutez les lignes de tarification détaillées
• Décrivez la portée des travaux et les hypothèses
• Définissez les prochaines étapes et la date de validité
• Exportez en PDF et envoyez au client via Webabox

. Conversion soumission → facture

Lorsqu'une soumission est acceptée, vous pouvez facilement créer une facture basée sur les mêmes lignes de tarification :

• Les lignes d'items sont réutilisables entre soumission et facture
• Les informations des parties sont conservées
• WEBA peut assister : « WEBA, convertis la soumission QT-2026-0015 en facture » 💡 Incluez toujours une date de validité sur vos soumissions pour créer un sentiment d'urgence professionnel.

Rapport (Report)

Le modèle Rapport permet de créer des documents d'analyse structurés avec résumé exécutif, sections personnalisées et conclusion.

. Structure ReportData

. Sections de rapport (ReportSection)

Chaque section comprend :

• heading : Titre de la section (ex. « Analyse du marché »)
• body : Contenu textuel ou Markdown basique Vous pouvez ajouter autant de sections que nécessaire. L'ordre des sections détermine l'ordre dans le PDF final.

. Cas d'utilisation des rapports

• Rapport mensuel : Résumé des activités et métriques clés
• Rapport de performance : Résultats de campagnes marketing avec ROI
• Rapport de consultation : Évaluation des besoins et recommandations
• Rapport d'analyse : Analyse des ventes et prévisions 💡 Demandez à WEBA : « WEBA, rédige un rapport de performance pour le mois d'avril basé sur les données CRM ». L'IA structurera automatiquement les sections.

Contrat (Contract)

Le modèle Contrat permet de créer des accords juridiques structurés avec clauses, conditions et signatures.

. Structure ContractData

. Types de contrats courants

• Contrat de service : Accord de prestation de services professionnel
• NDA : Accord de non-divulgation pour protéger les informations sensibles
• Contrat d'emploi : Contrat d'embauche avec conditions d'emploi
• Contrat pigiste : Accord pour travailleur autonome / consultant

. Clauses (ContractClause)

Chaque clause est définie par :

• title : Intitulé de la clause (ex. « Portée des travaux »)
• body : Texte détaillé de la clause Les clauses sont numérotées automatiquement dans le rendu PDF. ⚠ Les contrats générés par GoWeBa sont des modèles. Faites toujours valider vos contrats par un professionnel juridique avant signature.

Lettre (Letter)

Le modèle Lettre permet de créer de la correspondance professionnelle formatée avec en-tête d'entreprise.

. Structure LetterData

. Types de lettres

• Lettre d'affaires : Propositions commerciales, suivis de réunion
• Lettre de présentation : Lettre de motivation accompagnant un CV
• Lettre de recommandation : Recommandation professionnelle pour un collègue
• Lettre d'avis : Avis formel (mise en demeure, fin de contrat)
• Lettre de remerciement : Remerciement post-rencontre ou post-achat 💡 WEBA rédige des lettres professionnelles : « WEBA, rédige une lettre de remerciement pour Jean-Pierre Lavoie suite à notre réunion du 3 mai ».

Modèle courriel (Email Template)

Le modèle courriel permet de créer des templates HTML réutilisables pour vos campagnes marketing et communications automatisées.

. Structure EmailTemplateData

. Catégories de templates

• Marketing : Promotions, lancements de produit, événements
• Transactionnel : Confirmations de commande, reçus, notifications
• Infolettre : Nouvelles hebdomadaires ou mensuelles
• Bienvenue : Onboarding des nouveaux clients ou utilisateurs
• Suivi : Relances après devis, rappels de rendez-vous 💡 Les templates courriel du Studio peuvent être utilisés avec le module Campagnes (Module 15) pour des envois en masse personnalisés.

Éditeur & Studio créatif

L'éditeur Studio est le cœur du système de production documentaire. Il offre une expérience unifiée pour tous les types de documents.

. Interface de l'éditeur

L'éditeur s'organise en deux zones principales :

• Zone de saisie : Formulaire structuré adapté au type de document (gauche ou principal)
• Zone de prévisualisation : Rendu HTML en temps réel du document final (droite ou modal)

. Fonctionnalités de l'éditeur

• Sauvegarde automatique : Toute modification du formulaire met à jour le rendu instantanément
• Formulaires contextuels : Chaque type de document a ses propres sections de formulaire
• Manipulation des lignes : Ajout/suppression de lignes dans les tableaux de facturation
• Assistance IA : WEBA peut modifier le contenu en conversation
• Statut du document : Les documents passent de Brouillon à Finalisé

. Statuts des documents

. Notes Studio

Le Studio inclut également un système de notes internes (StudioNote) :

• Créez des notes liées à votre travail créatif
• Partagez des notes avec les membres de votre organisation (isShared)
• Idéal pour les brouillons, idées et références avant de créer un document formel

Branding & Personnalisation

Chaque document hérite automatiquement de votre identité visuelle grâce à la structure BrandingInfo.

. Éléments de branding (BrandingInfo)

. Application du branding

Le branding est appliqué automatiquement par le moteur de rendu (render.ts) :

• Logo positionné en haut à gauche de chaque document
• Couleur primaire utilisée pour les en-têtes et bordures
• Couleur d'accent pour les éléments de mise en valeur (totaux, boutons)
• Nom de l'organisation et site web dans le pied de page
• Cohérence visuelle entre tous les types de documents 💡 Configurez votre branding une seule fois dans les paramètres de votre organisation — il sera appliqué automatiquement à tous vos documents.

Intégration WEBA — Documents via IA

L'une des fonctionnalités les plus puissantes du Studio est la capacité de WEBA à créer et raffiner des documents par simple conversation.

. Création de documents par WEBA

WEBA peut détecter l'intention de créer un document et extraire les informations nécessaires de votre message : Exemples de commandes WEBA :

• « WEBA, crée une facture pour Techno Plus, 20 heures de développement à 125 $/h, échéance 30 jours »
• « WEBA, prépare une soumission pour le projet de refonte web de Boutique Éco, budget estimé 15 000 $ »
• « WEBA, rédige un rapport de performance mensuel pour mars 2026 »
• « WEBA, crée un contrat de service NDA avec Innovations Laval »
• « WEBA, écris une lettre de remerciement pour Marie-Claude après notre rencontre »

. Processus WEBA (document-actions)

WEBA utilise un processus en deux étapes :

• Détection & Extraction : WEBA analyse votre message et identifie le type de document souhaité, puis extrait les données structurées (parties, montants, dates, etc.)
• Création automatique : WEBA crée le document dans le Studio avec les données extraites, prêt pour révision

. Raffinement par conversation

Après la création initiale, vous pouvez affiner le document :

• « WEBA, ajoute une ligne pour 5 licences logicielles à 200 $/chacune »
• « WEBA, change la date d'échéance au 15 juillet »
• « WEBA, ajoute une clause de confidentialité au contrat » 💡 WEBA puise dans votre CRM : si vous mentionnez un contact existant, ses coordonnées sont automatiquement pré-remplies dans le document.

Calculs automatiques & Taxes

Le système de calcul est partagé entre les factures et les soumissions (fonction computeTotals).

. Logique de calcul

Pour chaque ligne d'items : Montant brut = quantité × prix unitaire Remise = montant brut × (pourcentage de remise / 100) Montant net = montant brut - remise

Totaux : Sous-total = somme des montants nets de toutes les lignes Taxe = sous-total × (taux de taxe / 100) Total = sous-total + taxe

. Configuration des taxes par province/pays

. Formatage monétaire

La fonction formatMoney formate les montants selon la devise sélectionnée :

• 1 250,00 $ CA pour CAD
• $1,250.00 pour USD
• 1 250,00 € pour EUR Le formatage utilise l'API Intl.NumberFormat pour un rendu localisé professionnel.

Export PDF & Partage

. Export PDF

Chaque document peut être exporté en PDF haute qualité :

• Le document est d'abord rendu en HTML brandé par le moteur render.ts
• Le HTML est converti en PDF via l'API de génération PDF GoWeBa
• Le PDF est stocké comme FileAsset lié au document (exportedAt timestamp)
• Le fichier est disponible dans WebaDrive pour téléchargement ou partage

. Partage

• Par courriel : Le PDF peut être joint à un courriel via Webabox
• Par lien : Partagez un lien sécurisé vers le fichier dans WebaDrive
• Téléchargement direct : Téléchargez le PDF pour impression

. Historique des exports

Chaque document conserve la date de son dernier export (exportedAt). Le FileAsset associé (fileAssetId) permet de retrouver le PDF dans WebaDrive.

Notes Studio

En complément des documents formels, le Studio offre un système de notes légères.

. Caractéristiques des notes

. Cas d'utilisation

• Préparez le contenu d'un rapport avant de le formaliser
• Notez les exigences d'un client pendant un appel
• Partagez des modèles de clauses avec votre équipe
• Conservez des références de prix pour la facturation

Cas d'utilisation métier

. Consultant / Travailleur autonome

Scénario : Marie, consultante en marketing, termine un mandat pour un client.

• Marie demande : « WEBA, crée une facture pour Design Montréal, 40h de consultation stratégique à 150 $/h »
• WEBA crée la facture avec les coordonnées du client (contact CRM), le branding de Marie et les calculs TPS+TVQ
• Marie vérifie, ajuste une ligne, exporte en PDF
• Elle envoie le PDF directement via Webabox Temps total : 3 minutes au lieu de 30 minutes avec un logiciel traditionnel.

. Agence web — Soumission de projet

Scénario : L'agence prépare une soumission pour un projet de refonte de site web.

• Création d'une soumission détaillée avec portée des travaux
• Lignes de tarification : design (20h × 120 $), développement (60h × 100 $), tests (10h × 90 $)
• Inclusion des hypothèses, exclusions et prochaines étapes
• Export PDF et envoi au client
• Si acceptée, conversion rapide en factures par phases

. Cabinet juridique — Contrats

Scénario : Un avocat doit créer un NDA pour un nouveau client.

• « WEBA, crée un contrat NDA avec Industries Laval, loi applicable Québec »
• WEBA génère un NDA avec clauses standard de confidentialité
• L'avocat personnalise les clauses spécifiques
• Export PDF pour signature (module E-Signature — Module 13)

. Gestionnaire de projet — Rapports

Scénario : Production d'un rapport d'avancement hebdomadaire.

• « WEBA, crée un rapport de projet pour la semaine du 4 mai »
• WEBA structure : résumé exécutif, avancement, risques, prochaines étapes
• Le gestionnaire complète avec les données spécifiques
• Distribution aux parties prenantes via lien WebaDrive

Dépannage & FAQ

. Problèmes fréquents

. FAQ

Q : Puis-je personnaliser le modèle PDF au-delà du branding ? R : Le branding (logo, couleurs, coordonnées) est configurable. Les modèles PDF utilisent un rendu optimisé par GoWeBa. Pour des personnalisations avancées, contactez le support. Q : Les factures GoWeBa sont-elles conformes aux exigences fiscales ? R : GoWeBa génère des documents commerciaux professionnels incluant toutes les informations requises (numéros de taxes, montants détaillés). Toutefois, pour la conformité comptable et fiscale, consultez toujours votre comptable. Q : Combien de documents puis-je créer ? R : Il n'y a pas de limite au nombre de documents. Le stockage est inclus dans votre forfait organisationnel. Q : Puis-je dupliquer un document existant ? R : Oui, vous pouvez utiliser un document existant comme base pour en créer un nouveau. WEBA peut aussi vous aider : « WEBA, crée une facture similaire à INV-2026-0042 pour un nouveau client ». Q : Comment retrouver un ancien document ? R : Accédez à Studio → Documents PDF. Utilisez les filtres par type (Facture, Soumission, etc.) et par statut. La recherche par titre est également disponible. Q : WEBA peut-elle rédiger le contenu d'un rapport complet ? R : Oui, WEBA peut structurer et rédiger le contenu de vos rapports à partir de données CRM, d'instructions textuelles ou d'un brief. Révisez toujours le contenu généré pour exactitude. Q : Les templates courriel sont-ils compatibles avec le module Campagnes ? R : Oui, les templates créés dans le Studio peuvent être utilisés pour les campagnes email (Module 15 — Campagnes marketing). Q : Comment fonctionne le calcul des remises ? R : La remise est appliquée par ligne en pourcentage (0-100). Par exemple, une remise de 10 % sur une ligne de 1 000 $ donne un montant de 900 $. La taxe est calculée sur le montant après remise.

Ce document fait partie de la Bible des Opérations GoWeBa. Module 07 — Facturation, Devis & Studio Créatif