Étude de cas — PME de services professionnels
Comment une firme de consultation de 8 employés utilise GoWeBa pour centraliser ses opérations, automatiser sa facturation et améliorer la collaboration d'équipe.
Profil
| Information | Détail |
|---|---|
| Secteur | Consultation en management |
| Taille | 8 employés (4 consultants + 4 support) |
| Localisation | Montréal, QC |
| Clients actifs | ~50 entreprises |
| Avant GoWeBa | Outlook + QuickBooks + Slack + Google Drive |
Le défi
L'équipe utilisait 4 outils déconnectés. Chaque consultant avait sa propre méthode de suivi :
- ❌ Informations clientèle éparpillées (chacun sa boîte Outlook)
- ❌ Impossible de savoir si un collègue avait déjà contacté un client
- ❌ Facturation manuelle dans QuickBooks — erreurs et retards fréquents
- ❌ Pas de visibilité sur la charge de travail de l'équipe
- ❌ Documents dispersés entre Google Drive et les pièces jointes email
La solution GoWeBa
Organisation multi-utilisateurs
- 1 organisation GoWeBa pour toute la firme
- 4 consultants avec rôle ORG_MEMBER (accès complet aux contacts/tâches)
- 1 directrice avec rôle ORG_ADMIN (facturation + paramètres)
- Chaque membre a aussi son Espace personnel pour ses affaires privées
Flux de travail quotidien
| Heure | Action | Module |
|---|---|---|
| 8h00 | Vérifier les emails du matin via la Webabox | Inbox |
| 8h30 | Consulter les tâches du jour | Tâches |
| 9h00 | Réunion d'équipe (notes prises dans WEBA) | WEBA |
| 10h00 | Appels clients via VoIP GoWeBa | Téléphonie |
| 12h00 | Facturer les heures de la matinée | Facturation |
| 14h00 | Rendez-vous client (syncé avec calendrier) | Calendrier |
| 16h00 | Envoyer les rapports de progression | Studio |
| 17h00 | Planifier les tâches du lendemain | Tâches |
Automatisations mises en place
- Nouveau client → Email de bienvenue automatique + Tâche d'intégration
- Facture impayée > 7 jours → Rappel automatique par email
- Appel manqué → SMS de courtoisie + Tâche de rappel
- Contrat signé → Notification à toute l'équipe
Résultats après 6 mois
| Métrique | Avant | Après | Amélioration |
|---|---|---|---|
| Outils utilisés | 4 | 1 | -75% |
| Temps admin/semaine | 10h | 3h | -70% |
| Délais de facturation | 2 semaines | Jour même | -93% |
| Erreurs de facturation | 3/mois | 0 | -100% |
| Satisfaction client (NPS) | 42 | 71 | +69% |
Témoignage
« On a remplacé 4 outils par un seul. L'équipe passe moins de temps à chercher l'information et plus de temps avec les clients. La facturation se fait en temps réel — fini les oublis de fin de mois. »
Modules GoWeBa utilisés
- ✅ Contacts CRM + Entreprises + Company Roles
- ✅ Webabox (email unifié) + Téléphonie VoIP
- ✅ Tâches + Calendrier
- ✅ Facturation
- ✅ Contrats + E-Signature
- ✅ Studio (rapports)
- ✅ Automatisations
- ✅ WEBA (orchestrateur IA)
- ✅ Espace Personnel (séparation pro/perso)