Bible du Classement WebaDrive — Guide Définitif par Organisation

WebaDrive est le module de stockage intelligent de GoWeBa. Contrairement à un simple cloud, WebaDrive repose sur une architecture de classement à 7 piliers conçue pour que chaque document trouve sa place — automatiquement ou manuellement — avec une précision de 95 %.

Ce guide est la référence absolue pour comprendre où classer chaque fichier. Il est destiné aussi bien à l'utilisateur humain qu'à WEBA, l'assistante IA, pour qu'elle puisse archiver, retrouver et contextualiser n'importe quel document.

Philosophie du système à 7 piliers

💡 Règle d'or : En cas de doute, un fichier va dans À prendre en charge > Nouveau. WEBA le reclassera ensuite.

Niveaux de protection

Dossier Domaine (8e dossier spécial)

En plus des 7 dossiers maîtres, chaque organisation possède un dossier Domaine portant le nom de son domaine personnalisé (ex. : goweba.com, alainbessette.com). Ce dossier contient les fichiers directement liés à l'identité web de l'organisation : logos, favicons, certificats SSL, fichiers de vérification DNS, etc.

1. 🟠 À prendre en charge (Triage)

Objectif : Zone d'atterrissage temporaire pour tout fichier qui n'a pas encore été classé. C'est le « bureau d'accueil » de WebaDrive.

Description système : Dossier de triage — fichiers à traiter, en cours ou complétés

Sous-dossiers

1.1 📥 Nouveau

Éléments reçus non encore traités

🤖 Comportement WEBA : Analyse le contenu du fichier, identifie le type de document, suggère le dossier de destination et déplace automatiquement si le score de confiance dépasse 90 %.

1.2 🔄 En cours

Éléments en cours de traitement

1.3 ✅ Complété

Éléments traités et archivés

⚠️ Règle : Ce dossier devrait être vidé régulièrement. Un fichier dans « Complété » depuis plus de 7 jours devrait être classé dans son dossier définitif ou supprimé.

2. 🔵 Administration

Objectif : Tout ce qui touche à la structure juridique, légale et organisationnelle de l'entreprise. C'est le pilier de la conformité.

Description système : Documents légaux, gouvernance, permis, assurances et contrats

Sous-dossiers

2.1 🏛️ Gouvernance

Procès-verbaux, résolutions, chartes et règlements internes

🔑 Règle de classement : Si le document concerne qui dirige l'entreprise et comment elle est structurée → Gouvernance.

2.2 📜 Permis & Licences

Permis d'exploitation, licences professionnelles et autorisations

🔑 Règle : Si le document est émis par un gouvernement ou un organisme de réglementation et autorise l'entreprise à faire quelque chose → Permis & Licences.

2.3 🛡️ Assurances

Polices d'assurance, certificats et réclamations

🔑 Règle : Si le document concerne la protection financière contre un risque → Assurances.

2.4 📋 Baux & Contrats

Baux commerciaux, contrats de service et ententes

🔑 Règle : Si le document est un accord signé entre deux parties (hors contrats employés = RH) → Baux & Contrats. ⚠️ Distinction : Les contrats de travail vont dans Ressources humaines > Dossiers employés, PAS ici.

2.5 ✔️ Conformité

Documents de conformité réglementaire et audits

🔑 Règle : Si le document prouve que l'entreprise respecte une norme, une loi ou une réglementation → Conformité.

2.6 🌍 Pays & Régions

Documents spécifiques par pays et région

🔑 Règle : Si le document est spécifique à un pays ou une juridiction et ne rentre pas dans les 5 autres sous-dossiers → Pays & Régions. 💡 Conseil : Créer des sous-dossiers personnalisés par pays au besoin (ex. : Canada, France, Mexique).

3. 🟢 Finances

Objectif : Tout ce qui touche à l'argent — ce qui entre, ce qui sort, ce qu'on doit, ce qu'on possède.

Description système : Comptabilité, facturation, impôts, paie et états financiers

Sous-dossiers

3.1 📒 Comptabilité

Grand livre, journaux comptables et pièces justificatives

🔑 Règle : Si le document est un enregistrement comptable ou une pièce justificative transactionnelle → Comptabilité. ⚠️ Distinction avec Facturation : La facture elle-même va dans Facturation. Le relevé de compte ou la pièce comptable associée va dans Comptabilité.

3.2 🧾 Facturation

Factures clients et fournisseurs, bons de commande

🔑 Règle : Si le document est une facture, un devis, un bon de commande ou un document commercial transactionnel → Facturation.

3.3 🏛️ Impôts

Déclarations fiscales, TPS/TVQ, avis de cotisation

🔑 Règle : Si le document concerne le gouvernement et les taxes/impôts → Impôts.

3.4 💼 Paie

Bulletins de paie, relevés d'emploi, T4 et déductions

🔑 Règle : Si le document concerne la rémunération d'un employé → Paie. ⚠️ Distinction avec RH : Le bulletin de paie va ici. Le contrat de travail et les évaluations vont dans Ressources humaines.

3.5 🏦 Financement

Demandes de financement, prêts, subventions et investissements

🔑 Règle : Si le document concerne l'obtention ou le remboursement de fonds (prêts, subventions, investissements) → Financement.

3.6 📊 États financiers

Bilans, états des résultats, flux de trésorerie et rapports annuels

🔑 Règle : Si le document est un rapport financier récapitulatif ou prévisionnel → États financiers.

4. 🔘 Opérations

Objectif : Le cœur battant de l'entreprise — ce qu'on fait, avec qui, et comment.

Description système : Projets, fournisseurs, clients, achats, production et inventaire

Sous-dossiers

4.1 📐 Projets

Plans de projet, échéanciers, livrables et documentation

🔑 Règle : Si le document est lié à un projet spécifique avec un début et une fin → Projets. 💡 Conseil : Créer un sous-dossier par projet majeur (ex. : Projets/2026-Refonte-Site-Web/).

4.2 🤝 Fournisseurs

Contrats fournisseurs, catalogues et évaluations

🔑 Règle : Si le document concerne un fournisseur en tant qu'entité (son profil, ses catalogues, son évaluation) → Fournisseurs. ⚠️ Distinction : La facture du fournisseur va dans Finances > Facturation. Le profil du fournisseur va ici.

4.3 👤 Clients

Dossiers clients, ententes de service et correspondance

🔑 Règle : Si le document concerne un client en tant qu'entité → Clients. ⚠️ Distinction : La facture au client va dans Finances > Facturation. Le dossier client va ici.

4.4 🛒 Achats

Bons d'achat, comparaisons de prix et approbations

🔑 Règle : Si le document concerne le processus d'acquisition (avant la facturation) → Achats.

4.5 🏭 Production

Processus de production, contrôle qualité et rapports

🔑 Règle : Si le document concerne la fabrication, la transformation ou la prestation de service → Production.

4.6 📦 Inventaire

Listes d'inventaire, mouvements de stock et audits

🔑 Règle : Si le document concerne ce qu'on possède physiquement et ses mouvements → Inventaire.

5. 🟣 IT (Technologies de l'information)

Objectif : Tout ce qui touche à l'infrastructure technologique — matériel, logiciel, sécurité et sauvegardes.

Description système : Informatique, équipements, logiciels, sécurité et sauvegardes

Sous-dossiers

5.1 🖥️ Équipements

Inventaire matériel, garanties et manuels d'utilisation

🔑 Règle : Si le document concerne un appareil physique (ordinateur, serveur, imprimante, téléphone) → Équipements.

5.2 💿 Logiciels & Licences

Licences logicielles, abonnements SaaS et clés d'activation

🔑 Règle : Si le document concerne un logiciel, une licence, un abonnement numérique → Logiciels & Licences. ⚠️ Distinction : La facture SaaS mensuelle peut aller dans Finances > Facturation. La preuve de licence et les clés vont ici.

5.3 🔒 Sécurité

Politiques de sécurité, audits et plans de continuité

🔑 Règle : Si le document concerne la protection des données, des systèmes ou des accès → Sécurité.

5.4 💾 Sauvegardes

Plans de sauvegarde, procédures de récupération et logs

🔑 Règle : Si le document concerne la sauvegarde ou la récupération de données → Sauvegardes.

6. 🩷 Ressources humaines

Objectif : Tout ce qui touche aux personnes — de l'embauche au départ, en passant par la formation et les avantages.

Description système : Recrutement, dossiers employés, formation, évaluations et avantages sociaux

Sous-dossiers

6.1 🎯 Recrutement

Offres d'emploi, CV reçus, entrevues et embauches

🔑 Règle : Si le document concerne le processus AVANT l'embauche → Recrutement.

6.2 📂 Dossiers employés

Contrats de travail, fiches personnelles et documents RH

🔑 Règle : Si le document concerne un employé spécifique et son dossier personnel → Dossiers employés. 💡 Conseil : Créer un sous-dossier par employé (ex. : Dossiers employés/Elvis-Presley/).

6.3 🎓 Formation

Plans de formation, certifications et matériel pédagogique

🔑 Règle : Si le document concerne l'apprentissage et le développement des compétences → Formation.

6.4 📈 Évaluations

Évaluations de performance, objectifs et plans de développement

🔑 Règle : Si le document concerne la mesure ou l'amélioration de la performance → Évaluations.

6.5 🎁 Avantages sociaux

Régimes d'avantages, assurance collective et programmes de bien-être

🔑 Règle : Si le document concerne un bénéfice offert aux employés → Avantages sociaux. ⚠️ Distinction avec Assurances : L'assurance collective des employés va ici. L'assurance responsabilité civile de l'entreprise va dans Administration > Assurances.

7. 🟡 Marketing

Objectif : Tout ce qui touche à la visibilité, la promotion et l'analyse commerciale.

Description système : Campagnes, contenu créatif, rapports de ventes, matériel promotionnel et analyse concurrentielle

Sous-dossiers

7.1 📅 Campagnes

Plans de campagne, calendriers et résultats marketing

🔑 Règle : Si le document concerne une initiative marketing planifiée → Campagnes.

7.2 🎨 Contenu créatif

Visuels, vidéos, textes publicitaires et Brand Kit

🔑 Règle : Si le document est un actif créatif ou un élément de l'identité de marque → Contenu créatif.

7.3 📊 Rapports de ventes

Rapports de performance commerciale et analyses de pipeline

🔑 Règle : Si le document concerne les résultats et l'analyse des ventes → Rapports de ventes.

7.4 📦 Matériel promotionnel

Brochures, flyers, cartes d'affaires et matériel d'événements

🔑 Règle : Si le document est un support imprimé ou physique de promotion → Matériel promotionnel. ⚠️ Distinction avec Contenu créatif : Le logo source va dans Contenu créatif. La brochure qui utilise le logo va dans Matériel promotionnel.

7.5 🔍 Analyse concurrentielle

Études de marché, benchmarks et veille concurrentielle

🔑 Règle : Si le document concerne le marché et la concurrence → Analyse concurrentielle.

8. 🌐 Dossier Domaine (ex. : goweba.com)

Objectif : Fichiers directement liés à l'identité web et au domaine de l'organisation.

💡 Ce dossier est créé automatiquement lorsque l'organisation a un domaine personnalisé configuré.

Matrice de décision rapide

Quand un document pourrait aller dans plusieurs dossiers, utiliser cette matrice :

Classement automatique IA — Architecture hybride (v2, juin 2026)

WEBA classe automatiquement les pièces jointes d'emails et les fichiers uploadés dans le bon dossier maître et sous-dossier WebaDrive en utilisant un moteur hybride en 3 passes :

Passe 1 — Analyse du nom de fichier (30+ règles trilingues)

WEBA inspecte le nom du fichier avec 30+ règles déterministes couvrant FR/EN/ES :

💡 Chaque règle a une priorité et un score de confiance prédéfini (90-95%). La règle la plus spécifique gagne.

Passe 2 — Contexte du courriel parent

Si le fichier est une pièce jointe d'email, WEBA renforce son analyse avec :

⚠️ La combinaison nom de fichier + contexte email donne généralement un score ≥ 90%, suffisant pour un classement automatique.

Passe 3 — LLM Fallback (cas ambigus)

Si le score de confiance après les passes 1 et 2 reste < 70%, WEBA invoque le LLM :

• Le LLM reçoit le nom du fichier, le type MIME, l'objet et l'expéditeur du courriel
• Il choisit parmi les 7 dossiers maîtres et leurs sous-dossiers
• Il retourne un score de confiance et une explication
• Température 0.15 pour un classement déterministe

Matrice de décision anti-pièges

Ces règles évitent les erreurs de classement les plus courantes :

Seuils de confiance

Métadonnées de classement

Chaque fichier classé automatiquement reçoit des métadonnées dans son champ description :

[WEBA-CLASSIFIED] method=rules | confidence=92% | Facture fournisseur détectée

Ces métadonnées permettent de traçer la décision et de l'auditer ultérieurement.

Formats de fichiers courants par dossier

Bonnes pratiques de nommage

Pour faciliter le classement et la recherche :

💡 WEBA peut renommer automatiquement les fichiers selon ces conventions lors du classement.

Résumé des volumes typiques

Trilingue — Référence des noms de dossiers

📘 Ce guide est la Bible du Classement WebaDrive — Version Définitive. Il constitue la référence unique pour toute opération de classement de fichiers dans GoWeBa, que ce soit par un humain ou par WEBA. Chaque dossier, chaque sous-dossier, chaque règle y est documentée pour garantir un archivage intelligent, cohérent et retrouvable à 100 %.